Relatórios precisos em eventos: como a automação pode ajudar

A automação de tarefas é uma das formas mais seguras de garantir relatórios precisos em eventos. Dados como número de inscritos, pagamentos recebidos e confirmação de participantes quando bem elaborados ajudam a avaliar o resultado do evento.

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Isso porque, a organização de um evento não acaba quando se encerra a programação. Também é preciso pensar no pós-evento, que inclui envio de pesquisa de satisfação e e-mail de agradecimento. Além da produção e análise dos relatórios com os dados de todas as etapas do evento. Atividades importantes para fazer um balanço geral das ações e, possivelmente, servir de base para a próxima edição.

Contar com uma ferramenta digital para elaborar estes relatórios permite aos organizadores mensurar os resultados e avaliar se atingiram ou não seus objetivos.  Também é necessária para analisar pontos positivos que podem ser mantidos. Ou ainda, rever aqueles que não saíram conforme o esperado e podem ser melhorados.

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Principais benefícios que relatórios precisos em eventos oferecem

– Documentar o evento;

– Oficializar as atividades;

– Verificar pontos fracos e fortes;

– Ser referência para edições futuras;

– Avaliar o grau de satisfação do público;

– Mensurar resultados;

– Apresentar dados para os patrocinadores.

Como a automação auxilia com os relatórios

As plataformas digitais para gerenciamento de eventos científicos ou corporativos permitem automatizar diversas tarefas. O que vai desde o credenciamento até o contato com palestrantes e inscritos ou a conferência de pagamentos. Mas, além disso, são capazes de entregar em tempo real uma grande quantidade de dados. Estas informações podem ser gerais ou mais específicas. Entre elas, a relação dos participantes por salas e atividades ou a localização dos inscritos por cidade, estado ou região.

Algumas plataformas também auxiliam bastante com relatórios referentes à área financeira dos eventos. Isto porque emitem de forma automática dados quantitativos de receita e a distribuição dos inscritos por gênero, idade e forma de pagamento.

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A grande vantagem de ter acesso a estes relatórios é poder ter um raio-x geral do que foi feito. Com estas informações os organizadores podem analisar cada etapa do desenvolvimento e, se necessário, pensar em estratégias que possam ser tomadas para que tudo atenda a seus objetivos. Assim, é possível já começar a pensar em ações que aprimorem ou confirmem os resultados para os próximos eventos.