Secretaria para eventos: vantagens de usar este serviço
Quando você organiza eventos, é importante lembrar que no dia das atividades precisa contar com uma equipe qualificada. Mas também, estes profissionais devem estar preparados para lidar com diferentes situações e impedir que contratempos atrapalhem. Por isso, o planejamento precisa prever a contratação de uma secretaria para eventos.
Assim, ter um time capacitado e com experiência na área é a melhor forma de garantir esses benefícios e otimizar várias tarefas, como mostramos a seguir.
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Vantagens de contar com uma secretaria para eventos
Antes de tudo, cabe lembrar que a organização e a gestão de atividades científicas como congressos, workshops, seminários e simpósios sempre requer muita atenção para cada etapa do planejamento. Assim como os momentos pré e pós-atividades, o que acontece durante os eventos deve ser programado de tal forma que possam prever possíveis problemas e como contorná-los.
Além disso, quando os eventos são feitos com o auxílio de uma plataforma digital, podem contar com a contratação do serviço de secretaria. Dessa forma, têm o auxílio de profissionais que executam várias funções. Entre elas, algumas destinadas à recepção e organização dos participantes. Ou ainda, aquelas mais operacionais, como suporte para o uso dos sistemas online e offline.
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Principais tarefas da equipe que atua na secretaria para eventos
– Impressão de etiquetas para crachá direto do sistema;
– Registro de presenças;
– Controle de acessos por leitor de código de barras;
– Suporte durante o credenciamento;
– Instalação do sistema no local do evento;
– Sincronização dos sistemas online e offline para incluir novos inscritos;
– Controle e emissão de relatórios de inscrições e presenças assim que o evento encerra.
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Dicas para otimizar o uso da secretaria para eventos
– Use uma plataforma digital para gerenciar os eventos;
– Receba inscrições online;
– Ofereça pagamentos online;
– Faça check-in com leitor de código de barras ou QR code;
– Use uma plataforma para receber os trabalhos científicos dos participantes;
– Automatize o envio de certificados.
