Evento modelo para várias edições: como Eventize ajuda na organização

O que os organizadores de eventos menos precisam é perder tempo refazendo tarefas. Principalmente quando precisam planejar seminários, encontros ou palestras com várias edições já previstas para acontecer. Nesses casos, o ideal é contar com um sistema para criar um evento modelo que será atualizado sempre que necessário.

Para conseguir isso, nada melhor do que ter o auxílio da nossa plataforma digital. Assim, com Eventize o acesso ao gerenciamento é facilitado a todos que estão envolvidos com a organização.

Mas para aproveitar todas as funcionalidades que nosso sistema oferece o ideal é que os organizadores sigam algumas orientações. São passos que, apesar de simples, nem todos têm em sua rotina de planejamento. Quando bem pensados e executados, auxiliam na elaboração do evento modelo, do início ao fim das atividades. Além, é claro, de tornar a organização da próxima edição ainda mais prática.

Faça um checklist antes de criar seu evento modelo na plataforma digital

Um organizador de eventos que tem tudo sob controle do início ao fim do planejamento, antes de pensar na parte operacional das atividades precisa fazer um checklist para enxergar o que será desenvolvido.

Formular esses processos é necessário para que ele e sua equipe vejam o todo e entendam a estrutura daquele evento. E também de todos os que serão planejados a partir dele. Com isso definido, podem explorar tudo que a plataforma oferece e assim agregar valor real ao evento.

Este checklist das ações deve conter pontos-chave, tanto para o pré-evento como para o pós e durante os eventos. A seguir, veja nossa sugestão do que pode ser previsto, tanto para tarefas manuais como, principalmente, para aquelas que serão automatizadas em nosso sistema de gerenciamento.

1- Criação de usuários com permissão de acesso personalizadas ao gerenciador

Esse é o primeiro ponto a ser definido. Assim, o organizador já decide quais acessos serão liberados para cada membro de sua equipe. Dessa forma, estabelece quem vai acompanhar as inscrições, quem pode acessar os dados financeiros ou ainda qual colaborador vai ficar de olho nas ações de divulgação e no gerenciamento geral do evento. Cada um desses usuários pode ter acessos definidos e restritos à área que é de sua responsabilidade.

2 – Estrutura do evento e público-alvo

Neste momento, os organizadores devem pensar nas categorias de participantes que querem atrair (estudantes, convidados, palestrantes, público geral). Também podem estabelecer atividades que serão oferecidas e quais podem receber inscrições individuais, como apenas uma palestra, workshop ou módulo. Sobre as inscrições, já podem ser previstas questões como início das vendas, lotes e valores para cada um, desconto para categorias ou número de participantes e até isenções. Essas decisões ficam salvas no evento modelo e podem ser reconfiguradas quando houver necessidade.

3 – Formulário de inscrição

Esta é uma etapa importante, pois é a partir do formulário de inscrição que os organizadores irão coletar as informações sobre os participantes. Esses dados são necessários para identificar o público e, nas próximas edições, pensar em estratégias que estejam ainda mais direcionadas ao perfil dos participantes. Com essa funcionalidade podem ser definidos ainda itens como a necessidade de crachá para credenciamento, definição de atividades extras e inscrição para cada uma delas.

4 – Design do hotsite

Nessa etapa, o organizador tem a sua disposição uma série de funcionalidades para deixar a página do evento com a identidade que ele precisa. Podem ser incluídos banners, vídeos, links e até listas de parceiros, patrocinadores e apoiadores do evento. Além, é claro, das informações gerais, programação e palestrantes. Se tudo isso estiver definido quando criado o evento modelo, a cada edição fica mais fácil e rápido inserir as informações atualizadas. Isso otimiza o tempo da equipe e evita tempo gasto com tarefas que já foram realizadas.

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5 – Textos de notificação

Todas as notificações que são enviadas aos participantes e palestrantes do evento podem ser personalizadas. É possível configurar uma automação de emails para informar inscrições pendentes, data de vencimento do pagamento ou liberação da programação. São ações que se repetem em todas as edições do evento. Com isso já estabelecido, o trabalho de criar tudo do zero sai das tarefas e pode ser só monitorado.

6 – Confirmação de presença e emissão de certificados

Essas são duas funcionalidade que, depois de configuradas a primeira vez no evento modelo, podem ser aproveitadas para todas as edições. Aqui os organizadores podem indicar a necessidade de confirmação da presença no evento, feita pelo check-in da plataforma, como requisito para emissão do certificado. Além disso, o envio do documento por email também pode ter uma automação direta pela plataforma. Também pode ser totalmente personalizado com logo e nome do evento, identificação do participante e carga horária. Ainda é possível emitir um certificado para cada atividade oferecida.

7 – Pesquisa de satisfação

Assim como outras etapas, a pesquisa de satisfação é importante para verificar como os participantes receberam as atividades. Essa tarefa pode ser automatizada e o formulário enviado pode conter todas as informações que você precisa extrair. No caso de um evento modelo, com a plataforma da Eventize é possível deixar tudo configurado. A cada edição a pesquisa pode ser avaliada sem que o trabalho de pensar no formato e nas perguntas seja refeito.

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A importância de ter um evento modelo na plataforma digital

O sistema Eventize oferece três possibilidades de criar um evento: do zero, a partir de um evento já criado e a partir de um modelo configurado pelo organizador. Todas elas podem ser usadas. Mas criando a partir de um modelo, esse padrão fica estabelecido e salvo na sua conta. Assim, pode ser editado sempre que necessário.

Com o checklist definido e o evento modelo criado em nossa plataforma digital, é hora de aproveitar todas as funcionalidades. Dessa forma, quando os organizadores exploram a possibilidade, depois de tudo inserido no sistema, cada vez que uma nova edição é aberta eles ganham mais segurança e agilidade na execução das tarefas.