Como usar um gerenciador de tarefas para planejar seus eventos

Quantos aplicativos você usa no dia a dia? Algum deles auxilia no planejamento dos seus eventos? Se a resposta for não, pare agora mesmo o que está fazendo e veja como um gerenciador de tarefas pode tornar seu trabalho mais ágil e otimizar o tempo que você emprega para cada tarefa.

Desde o planejamento inicial até a execução das atividades que fazem parte do seu evento, tudo demanda muita atenção. Escolha do local, fornecedores, brindes, palestrantes, divulgação, orçamento, credenciamento. Ufa! É tanta tarefa que parece não ter fim, até mesmo para os organizadores mais experientes. Afinal, cada evento precisa ser pensado individualmente, conforme seus objetivos.

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Por isso, concentrar todas as etapas do planejamento em um só lugar é o jeito mais fácil de manter tudo sob controle. Melhor ainda se você tiver o auxílio de um gerenciador de tarefas para enxergar o que está pendente e o que já pode ser dado como concluído.

Existem várias opções online disponíveis. Algumas até gratuitas e que podem ser compartilhadas por toda sua equipe. A seguir, a gente mostra as vantagens e algumas dessas ferramentas para você identificar a que mais se encaixa com seu perfil.

Vantagens de usar um gerenciador de tarefas

Com um gerenciador de tarefas online para planejar seus eventos você vai poder ir além da construção de uma lista com o trabalho que deve ser executado. Ao escolher a ferramenta certa é possível fazer até mesmo o gerenciamento da equipe. Afinal, em grande parte desses aplicativos você pode definir o que é prioridade para ser concluído e quem são os responsáveis, além de identificar se o tempo previsto para cada tarefa está adequado ou precisa ser reavaliado.

Entre as principais vantagens de utilizar um gerenciador para suas tarefas estão:

1 – Identificar o que é preciso ser feito primeiro e definir data de entrega

2 – Tornar objetiva a troca de informações entre os membros de sua equipe

3 – Avaliar o tempo de trabalho da equipe e adaptar a previsão para novos eventos

4 – Controlar a execução das atividades sem que dependa do contato direto com os colaboradores para receber essas informações

5 – Evitar reuniões e telefonemas desnecessários, afinal, está tudo registrado no gerenciador, basta consultar

Agora que você já sabe das principais vantagens de gerenciar suas tarefas de forma online, confira algumas das principais ferramentas que podem auxiliar com seus eventos.

Conheça 3 ferramentas para gerenciar seus eventos

1 – Trello

Provavelmente você já deve ter ouvido falar do Trello. Essa ferramenta ganhou popularidade e hoje é utilizada por equipes de diferentes áreas para manter as tarefas organizadas. Com uma interface de quadros e cartões, pode ser adaptado aos mais diferentes tipo de trabalho. 

Para os organizadores de eventos, a vantagem é que várias pessoas podem ser convidadas para fazer parte dos quadros. Por isso é ideal tanto para gerenciar o trabalho em equipe como para organizar as tarefas individuais. Esta ferramenta é gratuita e além do uso pelo aplicativo, pode ser utilizada na versão desktop.

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2 – Asana

O Asana é outro aplicativo que se adapta muito bem para quem deseja fazer sua organização pessoal como a de uma equipe. Este gerenciador apresenta uma interface moderna onde as tarefas são apresentadas na forma de to-do lists. Isso quer dizer que você cria uma lista de coisas a fazer de forma simples e fácil de usar. Além disso, traz um calendário de tarefas dos outros membros da equipe que vocês podem consultar a qualquer momento. Além disso, as demandas podem ser otimizadas com tags e prazos personalizáveis. Essa ferramenta possui uma versão grátis para até 15 membros e outras opções pagas com recursos mais avançados.

3 – Evernote

O Evernote é um aplicativo que permite fazer anotações infinitas e em diferentes formatos. Você e sua equipe podem arquivar áudios, vídeos, imagens e até PDF. Com ele vocês conseguem manter tudo organizado e com fácil acesso. Além disso, tudo pode ser armazenado em nuvem e acessado de onde você quiser, tanto no celular como no computador. Seu uso é indicado para aqueles momentos que vocês estão na rua e lembram de algo importante para o planejamento do evento. Basta incluir essa informação em uma nota no app que ela fica automaticamente disponível em sua conta.

Esse gerenciador é gratuito para até três usuários que podem integrar suas informações e adicionar comentários tanto em suas próprias notas como naquelas criadas pelos outros colaboradores.

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