Planejamento de eventos: tenha um checklist para fazer sua organização

Você e sua equipe costumam fazer uma lista de tarefas para facilitar o planejamento de eventos? Isso é essencial para definir por onde começar e quais os próximos passos sempre que uma ação é finalizada. 

Uma das melhores formas de manter tudo sob controle é desenvolver um checklist com tudo que é preciso fazer. Dessa forma, o documento serve de modelo sempre que um novo evento começar a ser pensado. Assim, o trabalho de todos os envolvidos é facilitado e o tempo empenhado nas atividades é otimizado.

É um método simples e que pode ser aplicado em todos os tipos de eventos. Desde os acadêmicos até os científicos e corporativos, por exemplo.

Se você ainda não tem o hábito de criar um checklist, a seguir a gente dá algumas dicas do que não pode faltar na sua lista.

O que não pode faltar na lista de afazeres para o planejamento de eventos

Para que tudo saia conforme o previsto, todas atividades devem ser listadas e executadas de acordo com as respectivas etapas: pré, durante e pós evento. De uma forma mais tradicional, o checklist pode ser impresso e distribuído para todos os profissionais envolvidos na organização.

Mas para agilizar o trabalho e tornar o documento mais acessível, ele pode ser feito online e também compartilhado com a equipe, assim todos acompanham as atualizações das tarefas. Existem vários aplicativos e softwares que auxiliam nessa dinâmica. Um dos mais utilizados e que pode ser acessado gratuitamente pelo computador, smartphone ou tablet é o Trello. Ele possui quadros, listas e cartões que podem ser compartilhados com acompanhamento totalmente de forma virtual.

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Automatizado ou manual, seu checklist deve ser criado conforme as etapas do evento. Por isso, comece pensando em tudo que é feito antes, durante e após as atividades acontecerem. Depois, eleja o que é mais importante e precisa ser feito primeiro.

Com base nisso, abaixo mostramos o que não pode faltar na sua lista de definições a serem tomadas:

• Nome do evento
• Data de realização
• Objetivos
• Cronograma
• Verba disponível
• Público-alvo
• Público estimado
• Local do evento
• Infraestrutura necessária
• Recursos adicionais
• Meta de inscritos
• Palestrantes
• Atividades paralelas
• Prazo de inscrições
• Divulgação
• Captação de recursos financeiros
• Fornecedores
• Formas de pagamentos

Essa lista é apenas um modelo que servirá de base para seus eventos. A cada edição, os itens podem ser alterados para atender aos objetivos que você deseja alcançar. Além disso, para cada um desses tópicos, o ideal é que um descritivo seja elaborado, indicando um responsável pela atividade e todas as outras tarefas que incluem sua realização.

Também é importante estabelecer uma marcação de status em cada tarefa criada (em andamento, finalizado, cancelado). Bem como o prazo de conclusão.

Como usar a tecnologia para colocar o planejamento em prática

Seja durante o planejamento de eventos ou a execução das atividades, é preciso que tudo saia conforme o previsto. Uma das melhores formas de conseguir isso é utilizar os recursos tecnológicos para colocar em prática seu planejamento.

Com a nossa plataforma para organização e gerenciamento de eventos várias dessas tarefas podem ser automatizadas. Assim, você e sua equipe ganham mais tempo e têm mais segurança com os resultados dessas ações.

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Entre as funcionalidades que nossa plataforma oferece, a primeira que destacamos é a possibilidade de oferecer inscrições online e gerenciar o número de participantes. Afinal, para o sucesso de um evento é essencial que ele tenha muitos participantes.

É importante que os organizadores mantenham controle sobre as vagas já preenchidas. Para isso, o ideal é deixar de lado os processos manuais e acompanhar online as inscrições realizadas. Com nosso sistema, é possível emitir relatórios atualizados sobre número de inscritos, pagamentos realizados e inscrições ainda em aberto.

Sem falar que a disponibilidade das inscrições pode ser feita por lotes, categorias de participantes e grupos.

Assim como nas inscrições, o monitoramento sobre os pagamentos recebidos pode ser feito com nosso sistema. Você pode acompanhar em tempo real quando cada pagamento de inscrição é realizado. Isso porque a conciliação acontece de forma automática. Além disso, consegue visualizar de forma mais organizada os recebimentos e a ferramenta permite analisar as inscrições pendentes e desenvolver ações para se comunicar com quem ainda não efetivou.

Outra facilidade de contar com uma ferramenta digital é o credenciamento organizado no dia do evento e a possibilidade de check-in feito com leitores de código de barra ou QR Code. Tudo isso agiliza o processo e garante mais eficiência ao trabalho de todos os envolvidos na organização.