Gerenciador de eventos: tenha uma plataforma completa de organização

Organizar eventos online ou presenciais é uma tarefa que envolve várias etapas. Todas elas precisam ser integradas para que o resultado seja satisfatório. Por isso, contar com um gerenciador de eventos facilita todo esse processo. E ainda torna o trabalho mais ágil e eficaz.

Mas para isso acontecer, é preciso escolher qual sistema atende às necessidades dos organizadores. O ideal é encontrar na mesma ferramenta todas as funcionalidades que precisam. Desde o trabalho inicial de planejamento, passando pela divulgação e venda de inscrições online até a comunicação pós-evento com os participantes, tudo deve ser feito em um único local.

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Preste atenção às funcionalidades que são disponibilizadas antes de escolher seu gerenciador de eventos. A seguir, veja algumas das que não podem faltar no sistema que você escolher.

O que não pode faltar no seu gerenciador de eventos

O ideal é que seu gerenciador de eventos reúna o máximo de funcionalidades que você precisa. Assim, não precisa lidar com vários sistemas para deixar tudo organizado. Com tudo no mesmo lugar você tem uma visão geral de como está o planejamento e pode até mesmo pensar em novas estratégias caso algo não esteja conforme o objetivo.

Não abra mão de funções como divulgação do evento, venda de inscrições online e pagamento integrado à plataforma. A seguir, veja como estas e outras funcionalidades são úteis à organização de seus eventos.

Inscrições e pagamento online

O online é cada vez mais presente na vida de todos nós. Por isso, disponibilizar inscrições e o pagamento delas pela internet é essencial para seus eventos. Além de facilitar o trabalho dos organizadores, que não precisam mais se preocupar com listas e checagem de pagamentos, é uma forma de garantir a segurança de todos, pois não precisam se deslocar até o banco ou algum ponto de inscrição para realizar o pagamento. Além disso, o organizador consegue ofertar mais formas de pagamentos e facilitar a inscrição do participante. 

Atualização de inscritos

Seu gerenciador de eventos deve oferecer planilhas atualizadas com listas de participantes geradas automaticamente, conforme as inscrições acontecem. Além disso, se o evento tem mais de uma atividade disponível em sua programação, você precisa saber como está o preenchimento dessas vagas separadamente, analisando os formulários já preenchidos.

Com a plataforma ideal, você ainda tem acesso a relatórios sobre inscritos que não efetivaram o pagamento e pode pensar em uma estratégia para que efetivem a inscrição. Uma forma de fazer isso é com um sistema que permita a automação do envio de emails com lembretes sobre a situação da inscrição pendente. Além de configurar quantas mensagens serão encaminhadas, personalizar o que irá no texto e a periodicidade dos envios.

Relatórios em tempo real

A automação de tarefas que as plataformas para eventos oferecem é uma das formas mais seguras de garantir relatórios precisos. O sistema ideal é aquele capaz de entregar relatórios precisos e em tempo real sobre os inscritos, pagamentos recebidos e outros dados necessários à organização. 

Você pode ter, por exemplo, a relação dos participantes por salas e atividades ou a localização dos inscritos por cidade, estado ou região. Também pode acessar de forma automática dados quantitativos de receita e a distribuição dos inscritos por gênero, idade e forma de pagamento.

Trabalhos recebidos

Se você organiza eventos científicos que requerem a submissão de trabalhos pelos participantes, o seu gerenciador deve facilitar o processo de recebimento dos arquivos. Melhor ainda se permitir, além do envio inicial dos trabalhos, o registro de pareceres, a troca de informações entre os avaliadores e a emissão das cartas de aceite aos participantes.

Comunicação pós-evento

Todo planejamento de evento deve contar com a etapa pós-atividades também. Afinal, existem tarefas que devem ser cumpridas para manter o relacionamento com os participantes. Além daquelas que servem para medir o sucesso do que foi colocado em prática. Nessa lista estão a entrega dos certificados, o envio de pesquisas de satisfação e uma estratégia de e-mail marketing para alimentar os participantes com informações úteis para que se inscrevam em uma próxima edição do seu evento, por exemplo.

Agora que você já conhece os requisitos mínimos que um gerenciador de eventos precisa ter, que tal conhecer nossa plataforma? Ela traz essas e outras funcionalidades que tornam o trabalho de toda sua equipe muito mais ágil e eficaz. Clique aqui para conhecer um sistema ágil e funcional.