14 sinais de que você é um organizador de eventos preso ao passado

Você é o tipo de organizador de eventos que pensa: em time que está ganhando não se mexe? Se a resposta for sim, a gente vai mostrar que é preciso modificar alguns processos para seu planejamento ter ainda mais sucesso. Afinal, ficar preso a velhos hábitos, ações repetitivas e tarefas reaproveitadas de outros eventos podem ser impeditivos para alcançar ainda mais sucesso. 

Entre um evento e outro, muita coisa pode acontecer e, se você já tem experiência nessa área, sabe que se manter atualizado é regra de outro para ser um bom organizador. Por isso, observar a organização de eventos sob uma nova perspectiva, rever e incluir a tecnologia na execução de alguns processos podem ser a melhor saída.

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Foi pensando nisso que criamos este conteúdo. Aqui você encontra alguns sinais para avaliar se a sua estratégia como organizador de eventos ainda está presa ao passado. Ainda, damos algumas dicas para pensar em um upgrade em suas ações.

Será que você ainda adota alguma dessas estratégias ultrapassadas?

1 – Todo planejamento é feito em um agenda que você carrega junto com milhares de outros papéis.

2 – O contato com fornecedores, colaboradores, palestrantes e patrocinadores ainda é feito por telefonemas ou em visitas presenciais.

3 – Toda divulgação é feita de forma offline.

4 – As inscrições são feitas manualmente em um local específico.

5 – O pagamento das inscrições é somente à vista, não há opção de parcelamento no cartão de crédito.

6 – A confirmação do número de participantes é feita manualmente, conferindo listas e cruzando dados com os formulários de inscrição.

7 – O controle financeiro é feito em planilhas impressas ou de Excel.

8 – No dia do evento, o credenciamento e o check-in são feitos manualmente, com base em uma lista de inscritos.

9 – A pesquisa de satisfação com o evento e os certificados são entregues impressos, ao final do evento.

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10 – A programação que você elabora suporta apenas um tipo de atividade (palestra, workshop, painel…).

11 – As informações sobre horários e dinâmicas do evento estão disponíveis apenas em panfletos que os participantes recebem na hora da inscrição.

12 – A programação é entregue impressa junto com a inscrição ou distribuída no credenciamento.

13 – A comunicação entre a equipe organizadora e os participantes é feita pessoalmente.

14 – Em eventos com submissão de trabalhos, os arquivos são enviados para o email da comissão organizadora e depois repassado ao avaliadores.

Dicas para ser um organizador de eventos atualizado

1 – Contrate uma plataforma digital para planejar e gerenciar eventos.

2 – Utilize a tecnologia a seu favor para fazer reuniões online e trocar mensagens com todos profissionais envolvidos no evento.

3 – Tenha um site e reúna as informações do evento em um mesmo local. Faça integração com as redes sociais e divulgue seu evento a mais pessoas.

4 – Utilize uma plataforma digital que realize inscrições online e proporcione mais praticidade a seu público.

5 – Escolha um sistema que permita oferecer outras formas de pagamento, como boleto, débito e parcelamento no cartão de crédito.

6 – Tenha um sistema que disponibilize relatórios atualizados com número de inscritos, pagamentos recebidos, inscrições isentas ou vagas disponíveis.

7 – Tenha o controle financeiro do seu evento em uma plataforma digital.

8 – Conte com um sistema de credenciamento e check-in online. Aproveite a tecnologia e utilize leitores de código de barra ou QR Code para identificar participantes e reduzir filas.

SAIBA MAIS: 7 DICAS PARA EVITAR FILAS EM EVENTOS E ACELERAR O CHECK-IN

9 – Agilize a entrega dos certificados e o envio da pesquisa de satisfação por email.

10 – Tenha uma programação variada. Com um sistema digital você pode estruturar diversos tipos de atividades, esquematizados por dias, salas e horários.

11 – Mantenha o contato com os inscritos do evento através de emails. Com um sistema automatizado, pode lembrá-los do dia do evento, informar alterações na programação ou divulgar novas atrações.

12 – Tenha uma versão online da programação disponível no site do evento e mantenha esse arquivo sempre atualizado.

13 – Permita que o público possa entrar em contato com os organizadores mesmo antes de fazer a inscrição. Disponibilize email ou um suporte online para isso.

14 – Contrate uma plataforma que suporte o recebimento dos trabalhos e também disponibilize o acesso direto dos avaliadores.

Como colocar em prática essas dicas

Agora que você já consegue identificar se o seu planejamento de eventos está ou não ultrapassado e sabe como mudar essa situação, precisa conhecer Eventize, a nossa plataforma. Este sistema foi criado para facilitar o trabalho de todo organizador de eventos e dos profissionais que se envolvem nessa tarefa. Para isso, desenvolvemos diversas funcionalidades para oferecer mais agilidade no gerenciamento de eventos.

Dessa forma, a organização completa do seu evento pode ser feita online, desde a criação de um site à realização de inscrições e o pagamento delas. Também permite organizar a programação junto com os palestrantes, receber trabalhos, enviar certificados e muito mais. Tudo isso contando sempre com nosso suporte online do início ao fim do evento.

Assim que você começa a usar já percebe que é tudo fácil e intuitivo. Tudo é pensado para auxiliar na captação e no gerenciamento de participantes em cursos e eventos. Totalmente online, não precisa ser instalado no computador, pode ser acessado de qualquer lugar e roda nos principais navegadores de internet.

Se você quer saber como a plataforma funciona, temos uma versão free. Para testar, é só clicar aqui e fazer seu cadastro.