Aprenda a montar uma grade de programação científica automatizada

A automatização da grade de programação científica está entre os pontos que merecem atenção para otimizar o tempo e tornar tudo mais prático no dia a dia dos organizadores de eventos, principalmente na área da saúde. Por isso, antes de montar a programação pesquise quais áreas estão no foco dos debates, quem são os especialistas em cada uma delas e verifique a disponibilidade destes profissionais. Para eventos de mais de um dia de duração, distribua as atividades mais atrativas em dias alternados para manter a média de participantes.

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Além disso, é importante que isso seja feito tirando o máximo proveito das ferramentas para automação das tarefas, como mostramos a seguir.

Tire máximo proveito da automatização da grade de programação científica

1 – Escolha uma ferramenta digital completa

Existem várias opções de ferramentas digitais para auxiliar quem organiza eventos. Na hora de escolher qual a melhor para criar a grade de programação, prefira aquela que ofereça em um só lugar a possibilidade de entrar em contato com os convidados, receber confirmações, discutir temas e áreas que serão debatidas, definir junto com os promotores o papel de cada um no evento e ainda estabelecer dias e horários para tudo acontecer.

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2 – Crie um grupo online para montar a grade de programação

Ao usar uma plataforma digital, organizadores e promotores podem se reunir virtualmente para definir quem serão os convidados do evento, quais temas são relevantes para seu público e ainda que dias e horários as atividades podem acontecer. Com esta opção, o trabalho de toda equipe é facilitado e o tempo de trabalho é melhor aproveitado.

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3 – Elimine trabalhos manuais para contatar os convidados do evento

Através de uma plataforma para gerenciar seu evento você pode selecionar os convidados que serão palestrantes ou debatedores e automatizar o envio de cartas-convites para eles. Todos os retornos também são recebidos através da ferramenta. De forma rápida e ágil, é possível eliminar o retrabalho de enviar várias mensagens individualmente e ficar conferindo as respostas.

4 – Monte um roteiro de dias e horários para as atividades

Organizadores e promotores podem avaliar junto a seus convidados quais os melhores dias e horários para cada um fazer sua participação no evento. Com o sistema da plataforma digital é possível gerenciar tudo isso de forma online e no mesmo lugar. Além disso, todas as alterações são visíveis e podem ser acompanhadas em tempo real.