Evento com vários públicos: como atender todos ao mesmo tempo

Quando você vai organizar um evento, qual é a primeira decisão que precisa tomar? É necessário pensar em todo o processo, e isso vai desde a estrutura do evento até a definição de quem vai participar das atividades. Ou seja, quais serão as categorias disponíveis no evento. Pense no direcionamento. Apenas para os profissionais da área, para estudantes ou é um evento com vários públicos?

Pode até parecer fácil decidir isso. Mas, se o evento envolve diferentes perfis de pessoas, você sabe como deixar o trabalho de divulgação, inscrição e pagamento mais fácil? A seguir, apresentamos algumas dicas que podem ajudar muito o trabalho de quem precisa lidar com essa tarefa.

Primeira dica é apostar na tecnologia

Não é de agora que a tecnologia se tornou uma grande aliada de quem organiza eventos. E, pelo que tudo indica, as inovações que vêm pela frente prometem facilitar ainda mais esse trabalho.

Mas antes de sair abraçando tudo que é tecnológico que aparece em sua frente, é preciso avaliar quais possuem os recursos que mais se encaixam as necessidades dos seus eventos.

SAIBA MAIS: COMO A TECNOLOGIA REVOLUCIONA A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Entre eles, é possível encontrar os que oferecem um site para divulgar a atividade, uma plataforma para a venda das inscrições e, no caso de eventos presenciais, um aplicativo para check-in com leitores de QR Code ou códigos de barras. As duas últimas, muito importantes para acelerar o credenciamento no dia do evento e evitar a aglomeração de pessoas em filas. Tudo para manter a segurança dos participantes.

A tecnologia ajuda a organizar os dados do seu evento, acompanhar relatórios e extrair informações sobre os participantes.

São várias as possibilidades e, se forem encontradas em um mesmo fornecedor, facilita tudo. Pois nem sempre a integração entre dois ou três sistemas, com funcionalidades diferentes, vai ser fácil.

Evento com vários públicos precisa de inscrições diferenciadas

Para contabilizar muitas inscrições, a comunicação em um evento com vários públicos precisa ser efetiva. Afinal, as pessoas só irão se interessar ao se identificarem com ele.Elas precisam de mensagens específicas e direcionadas ao público ao qual fazem parte. Isso porque de nada adianta divulgar seu evento para quem não for o foco de cada uma das atividades.

Da mesma forma, as inscrições precisam ser diferenciadas para cada um desses públicos. A melhor forma de fazer isso de forma prática e assertiva é contar com o auxílio de uma plataforma para eventos que oferece inscrições online. 

SAIBA MAIS: VANTAGENS DE FACILITAR O PAGAMENTO DAS INSCRIÇÕES ONLINE EM EVENTOS

Você pode configurar o sistema para disponibilizar um número limitado de vagas para cada categoria de público. Bem como valores e prazos específicos para cada um dos perfis de pessoa que seu evento quer atingir.

Se preferir, também pode criar combos para quem participa em mais de uma categoria ou para participação de grupos. Ou ainda, elaborar descontos para os primeiros lotes vendidos.

Além disso, com um sistema integrado a bancos para geração de boletos e a operadoras de cartão de crédito é possível facilitar o pagamento das inscrições. 

Atividades extras também atraem inscritos

Em um evento com vários públicos, as atividades extras podem ser o diferencial que os organizadores precisam para atrair mais inscritos. Sejam opcionais ou obrigatórias, momentos como palestras, workshops ou módulos podem receber inscrições individuais.

Além disso, a grade de programação oferece essas atividades simultaneamente. Elas aparecem na forma de plenárias para discussão de temas específicos em cada uma, mesas redondas para perguntas e respostas ou como oficinas para a participação ativa em alguma prática. Dessa forma os participantes podem escolher fazer parte de uma ou mais, conforme a disponibilidade de vagas nas atividades.