Automação de emails para eventos: potencialize sua comunicação

Se você é do tempo em que as tarefas dos organizadores de eventos envolviam processos repetitivos com uma ou mais pessoas full time respondendo emails de confirmação, avisos importantes ou convite, continue lendo este texto. Aqui você verá como a tecnologia está aí para ajudar. Por causa dela, a automação de emails para eventos é uma realidade.

Assim, a equipe pode assumir outras demandas e se concentrar em tarefas estratégicas. Tudo para facilitar e potencializar o processo de comunicação entre organizadores, participantes e convidados.

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Contar com essa automação é ainda mais necessário se a equipe já possui um mailing de potenciais participantes. Isto porque, ao invés de deixar estes contatos parados em um banco de dados, eles passam a fazer parte de um fluxo de nutrição de email marketing. Dessa forma, os organizadores podem compartilhar com mais agilidade e simultaneamente conteúdos e mensagens adequadas a vários contatos com perfis semelhantes.

Mas, para quem ainda não tem esse banco de dados organizados, antes de pensar em automação precisa organizar essa lista de contatos.

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Dessa forma, a seguir apresentamos exemplos de como o envio automatizado de emails pode ser utilizado na prática e os principais benefícios de contar com esse sistema.

Quando colocar em prática a automação de emails para eventos

Uma das formas de colocar em prática a automação de emails para eventos é pensar em estratégias de acordo com os fluxos de nutrição. Isso quer dizer que o sistema pode disparar conteúdos diferentes em diversos momentos, de acordo com a ação que o participante fizer.

Nesse sentido, um dos exemplos de como isso acontece na prática é o email automático que o participante recebe confirmando sua inscrição, quando ela é feita online. Mas, além disso, esse envio automatizado pode acontecer:

– Quando o contato entra para a lista;

– Quando o participante completa o preenchimento do formulário de inscrição;

– Quando o participante efetua o pagamento da inscrição;

– Quando o prazo para pagamento da inscrição está acabando;

– Quando o participante fez a inscrição e ainda não submeteu o trabalho científico;

– Quando o prazo para submissão do artigo científico está acabando;

– Para informar sobre a programação do evento a quem já está com a inscrição confirmada;

– Para informar os que compareceram que o certificado de participação está disponível.

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Uma vez que filtrar estas informações para saber a quem enviar cada email é um trabalho que manualmente levaria muito tempo para acontecer a alternativa é automatizar o processo. Com ela além de reduzir o tempo dedicado à tarefa, os organizadores mantém a comunicação fluida com o público do evento. E tudo isso sem precisar parar o que está fazendo para enviar emails.